Die wichtigsten Punkte auf dem Weg zur Verfahrensdokumentation nach GoBD

Mit dem e-Rechnungsgesetz besteht für öffentlich-rechtliche Krankenhäuser und deren Lieferanten schon bald die Pflicht der Annahme, Verarbeitung und Übermitt-lung elektronischer Rechnungen.

Anhand der GoBD soll dabei der Umgang mit digi-talen Belegen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein – Die Verfahrens-dokumentation nach GoBD hat die Aufgabe, den organisatorischen und technischen Ablauf eines Unternehmens lückenlos zu dokumentieren.

Folgendes bedeutet dies für die einzelnen Rechnungsprozessschritte:

Rechnungsstellung: Hier muss definiert werden, welche Organisationseinheiten Ausgangsrechnungen erfassen, welche IT-Systeme beteiligt sind und wie mit den Dateien verfahren wird. Zudem sollte beschrieben werden, wie das System sicherstellt, dass nachträgliche Änderungen an Rechnungsbelegen nicht möglich sind.

Eingangsrechnung: Alle Stellen, IT-Systeme und Abläufe, die bei der Rechnungsverar-beitung und -speicherung involviert sind, sind näher zu erläutern. Hierbei spielt auch das innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKS) eine maßgebliche Rolle.

Ersetzendes Scannen: Falls papierhafte Eingangsrechnungen mittels Scannen digitalisiert und die Originalbelege im Anschluss vernichtet werden sollen, ist u.a. zu dokumentieren, welche Organisationseinheiten mit dem Einscannen beauftragt sind und welche Auflösungen/Dateiformate für die Speicherung der digitalen Dokumente genutzt werden.

Kassensystem: Beteiligte Stellen, Systeme und Prozesse zur Ermittlung der Kassenbe-stände sind zu berücksichtigen.

Revisionssichere Archivierung: Neben den Organisationseinheiten, Stellen, Abläufen und IT-Systemen ist die Sicherstellung der Unveränderlichkeit der Dokumente von zentraler Bedeutung. Dabei muss insbesondere auf hardware- und softwaretechni-sche sowie organisatorische Maßnahmen eingegangen werden.

GoBD 2019 – Die neue Fassung ist da und folgende Themen stehen stark im Fokus

• Ersetzendes Scannen, wie das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte.
• Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung.
• Der Einbezug der Cloud-Systeme in den Anwendungsbereich der GoBD.
• Änderungen an der Verfahrensdokumentation – Diese sollen mit dem neuen Entwurf zulässig sein, müssen allerdings historisch nachvollziehbar dargestellt werden.
• Konvertierung in Inhouse-Formate im Rahmen der Archivierung – Unter bestimmten Voraussetzungen soll künftig nicht mehr die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich sein. Stattdessen soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation gespeichert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie verfügbar ist.

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